Jeugdcentrum de Spiraal – Tarieven en gebruiksvoorwaarden zalen

 

Goedgekeurd in de Raad van Bestuur van het AGBG van 20 december 2022.

https://reservaties.geraardsbergen.be  

 

Artikel 1 : Voorwerp

Het gebruik van het Jeugdcentrum De Spiraal moet uitgeoefend worden binnen de door het AGBG aangeduide ruimten, zonder dat evenwel de gebruiker/organisator voor de overeengekomen tijdsduur exclusieve rechten van genot op deze ruimten krijgt als ware hij de eigenaar ervan.

Artikel 2 : Duur

Met ingang van 01/01/2011 wordt, ten voordele van het Autonoom Gemeentebedrijf Geraardsbergen (hierna AGBG), een tarief opgelegd voor het gebruik van de lokalen van Jeugdcentrum De Spiraal, Zakkaai 29, 9500 Geraardsbergen. 

Artikel 3 : Lokalen en Tarieven.

Hieronder wordt voor de tariefbepaling schematisch weergegeven welke factoren in acht worden genomen bij het ter beschikking stellen van een lokaal. Belangrijke (prijsbepalende) factor is het al dan niet organiseren van activiteiten voor een publiek (extern aan de vereniging).

a) Polyvalente Zaal / Fuifzaal / SpiraalBOX

 

Omschrijving Groep (allen uit Geraardsbergen		Tarief(inclusief BTW)	Gebruik basis opstelling licht- en geluidsinstallatie
Groep A:- erkende jeugdverenigingen - groep jongeren (min. 3 personen, tss 16 en 25 jaar, waarvan minst. één meerderjarig en woonachtig te G’bergen) die een evenement organiseren zonder commercieel doel de doelgroep moet jongeren zijn. - scholen (theater, film, geen fuiven!)	A1: activiteit niet commercieel	40€	0€ 10 uur techniek gratis daarna 36€/u
	A2: commercieel	160€ + % op de drankverkoop	200€ 10 uur techniek gratis daarna 36€/u
Groep B:- Organisatoren (geen jongeren) die een evenement organiseren met een sociaal-cultureel doel*	B1: activiteit niet commercieel	80€	0€ 10 uur techniek gratis daarna 36€/u
	B2:  commercieel	400€ + % op de drankverkoop	400€ 10 uur techniek gratis daarna 36€/u
Groep C:Organisatoren die een evenement organiseren met een zuiver commercieel doel		800€ + % op de drankverkoop	600€ 10 uur techniek gratis daarna 36€/u
Groep D:- Stadsbestuur Geraardsbergen - Adviesraden - OCMW - Politie		2€	0€ techniek gratis
Organisaties buiten Geraardsbergen	Zelfde onderverdeling (A, B, C), maar tarieven vermenigvuldigd met 3

 

* Het evenement is een onderdeel van een werking die met de inkomsten haar maatschappelijk doel wil verwezenlijken. In geval van onduidelijkheid kunnen de statuten van de vereniging gevraagd worden.

 

** Gebruik SpiraalBOX aan 50% volgens dezelfde categorieën als de fuifzaal. (SpiraalBOX is de verkleinde fuifzaal tot 1/3 of 2/3 van de oppervlakte van de fuifzaal)

Opmerking:

- Om van de tariefbepalingen van Groep A te kunnen genieten, moet de activiteit als doelpubliek “jongeren onder de 30 jaar” hebben.

- Een commerciële activiteit is een activiteit die wordt opengesteld voor een breed publiek (dus niet enkel leden) en waarbij inkom gevraagd wordt.

- Indien een activiteit door méér dan één vereniging wordt georganiseerd, geldt het tarief van de meest betalende.

- Opbouw en afbraakdagen zullen worden aangerekend aan W=10€ - deze lopen samen met het sleutelbezit.

 

Het is mogelijk over een “naakte” zaal te schikken. Hierbij wordt slechts de helft van het normale tarief aangerekend. Uiteraard betalen ze niet voor licht en geluid.

Vb. Een wandelclub gebruikt de zaal als startplaats en voor inschrijvingen. Hierbij maken ze geen gebruik van de aanwezige logistiek (geen gebruik van licht en geluid en technieker).

 

Regeling i.v.m. het percentage dat genomen wordt op de drankverkoop.

 

Heeft de fuif een drankverbruik van 500€ exclusief BTW, dan wordt er 1% op het drankverbruik bij de factuur gerekend. Bv: Een fuif heeft een drankverbruik van 400€ dan zal er 4€ bij gerekend worden op de factuur.

Heeft de fuif een drankverbruik van >500€ exclusief BTW en <2500€ exclusief BTW, dan wordt er 5% bij de drankfactuur gerekend. Bv: Een fuif heeft een drankverbruik van 1800€ dan zal er 90€ worden bij gerekend worden op de factuur.

Heeft de fuif een drankverbruik van > 2500€ exclusief BTW dan wordt er 7% bij de drankfactuur gerekend. Bv: Een fuif heeft een drankverbruik van 3000€ dan zal er 210€ bij gerekend worden op de factuur.

b) Repetitiebox achteraan het gebouw

De volledig uitgeruste akoestische box met technische bijstand wordt ter beschikking gesteld aan muziekgroepen waarvan het oudste lid maximaal 30 jaar is. De ruimte kan per uur gereserveerd worden aan een tarief van 3 euro per uur. 

c) Multifunctionele Ruimte verdieping 2 (parketzaal)

Omschrijving Groep (allen uit Geraardsbergen	Tarief(inclusief BTW)
Groep A:- erkende jeugdverenigingen - groep jongeren (min. 3 personen, tss 16 en 25 jaar, waarvan minst. één meerderjarig en woonachtig te G’bergen) die een evenement organiseren zonder commercieel doel de doelgroep moet jongeren zijn. - scholen (theater, film, geen fuiven!)	2€
Groep B:- Organisatoren (geen jongeren) die een evenement organiseren met een sociaal-cultureel doel*	30€
Groep C:Organisatoren die een evenement organiseren met een zuiver commercieel doel	30€
Groep D:- Stadsbestuur Geraardsbergen - Adviesraden - OCMW - Politie	2€

* Verenigingen / Organisaties die 16 x of meer per jaar gebruik maken van de vergaderzalen krijgen een korting van 50% op hun jaarfactuur.

Artikel 4 : Reservatie

a) ten einde een deel van de infrastructuur/diensten van het Jeugdcentrum De Spiraal te reserveren wordt een aanvraag gedaan op www.jcdespiraal.be door de kandidaat-organisator/gebruiker. Elke aanvraag wordt in de chronologische volgorde behandeld.

b) Reserveren kan vanaf 16 maand voor de activiteit door personen en verenigingen die een jeugdgerelateerd evenement organiseren. Niet-jeugdgerelateerde evenementen krijgen de kans om te reserveren vanaf 10 maand vóór de gewenste reservatiedatum.

c) de aanvragen worden behandeld door het personeel van het AGBG, gemachtigd door het Directiecomité van het AGBG.

De bevestiging van reservatie is pas definitief na betaling van de waarborg factuur.

Artikel 5 : Waarborg

Voor het gebruik van de fuifzaal wordt een waarborg gevraagd van € 500. Deze waarborg zal worden gefactureerd na boeking van de zaal. Bij het afhalen van de sleutel/badge zal de gebruiker een bewijs van betaling voorleggen.

Artikel 6 : Annulatie

a) Indien de organisator/gebruiker de geplande activiteit niet laat plaatsvinden, wordt een annulatievergoeding van 50% of 100% van de geraamde gebruiksvergoeding aangerekend, dit naargelang de annulatie meer of minder dan 30 dagen voor de geplande activiteiten geschiedt.

b) Indien zich voor dezelfde gebruiksperiode een vervangende organisator/gebruiker aanmeldt, zal de annulatievergoeding slechts ten beloop van 80% worden terugbetaald.

c) Indien het AGBG door overmacht de gereserveerde ruimten niet ter beschikking kan stellen, zal hiervoor geen schadevergoeding kunnen gevraagd worden. Enkel de betaalde gebruiksvergoeding zal terugbetaald worden.

Artikel 7 : Oneigenlijk gebruik

a) Elke overeenkomst inzake het gebruik van een ruimte binnen het Jeugdcentrum De Spiraal wordt intuitu personae afgesloten. Bijgevolg kan organisator/gebruiker de activiteiten van de overeenkomst niet geheel of gedeeltelijk ten laste leggen van een derde zonder de uitdrukkelijke,voorafgaande en schriftelijke toestemming van het AGBG.

b) Indien uit de feiten zou blijken dat de gegevens, die door de aanvrager bij de reservatie worden verstrekt met betrekking tot de gebruiksfactor, onvolledig en/of niet juist waren, waardoor ten onrechte een geringere gebruiksvergoeding werd aangerekend, dan is de organisator/gebruiker verplicht binnen de 14 dagen het resterend bedrag van de verschuldigde gebruiksvergoeding te betalen, vermeerderd met een toeslag van 75 Euro.

c) Bewijsmateriaal omtrent de identiteit van de organisator zal gevraagd worden.

Artikel 8 : Ingebruikname

De gebruiker/organisator heeft geen vrije toegang tot de gereserveerde ruimte, maar dient steeds de sleutel/badge op te halen bij een verantwoordelijke, aangeduid door het AGBG. In de week vóór de activiteit kan de organisator/gebruiker een geprogrammeerde toegangsbadge komen afhalen bij een verantwoordelijke van het AGBG . Met deze badge heeft de organisator/gebruiker toegang tot de door hem gereserveerde ruimte(s) en dit binnen een vooraf afgesproken tijdspanne. Voor deze badge zal een waarborg gevraagd worden van 25 euro. 

Artikel 9 : Technische fiche

a) De organisator/gebruiker van een zaal kan op eenvoudige aanvraag een technische fiche bekomen van het lokaal dat door hem/haar gereserveerd werd.

b) De technische fiche omvat o.m. :

• de precieze afmetingen van de zaal, het podium; 
• de inventaris van het aanwezige materieel en uitrusting;
• de gebruiksmodaliteiten;
• Het maximaal aan te sluiten vermogen op de elektrische voorzieningen.

Artikel 10 : Schade

a) Vóór het ingebruik nemen van de gereserveerde zaal wordt een plaatsbeschrijving opgemaakt tussen een verantwoordelijke van het AGBG en de organisator/gebruiker. Bij het betreden van de gereserveerde zaal en bijbehorende ruimten zal de organisator/gebruiker zich vergewissen van de toestand.

Indien op dat ogenblik een beschadiging wordt vastgesteld, zal de organisator dit melden aan de verantwoordelijke van het AGBG, die de beschadiging schriftelijk bevestigt in een schadelijst. 

b) Na het gebruik van de zaal kan de organisator/gebruiker aan de verantwoordelijke een attest vragen waarbij laatstgenoemde de vaststelling doet van de toestand van de lokalen.

c) Alle door de organisators/gebruikers veroorzaakte schade dient integraal vergoed te worden.

Artikel 11 : Verzekering

De organisator/gebruiker is verantwoordelijk en zal zijn burgerlijke en contractuele aansprakelijkheid verzekeren bij een verzekeringsmaatschappij naar keuze. Deze verplichte verzekering geldt enkel voor het gebruik van de fuifzaal. De bewijzen van de afgesloten verzekering(en) moeten kunnen worden voorgelegd op verzoek van het AGBG. Indien dit verzoek uiterlijk 3 dagen voor de dag van de activiteit niet wordt ingewilligd, kan de gebruiker/organisator de toegang geweigerd worden zonder enige vorm van schadeloosstelling.
De organisator/gebruiker is verantwoordelijk voor het door hem gebruikte materiaal. 
Hij/zij verzaakt uitdrukkelijk aan elk verhaal t.o.v. het AGBG uit hoofde van beschadiging, vernieling of
verlies, wat ook de oorzaak ervan is. 

Artikel 12 : Wet op de handelshuur

De wet op de handelshuursovereenkomsten van 30 april 1951 is niet van toepassing op de overeenkomsten gesloten met betrekking tot het gebruik van de ruimten van het Jeugdcentrum De Spiraal.

Arikel 13 : Toezicht/gebruik door het AGBG

Het AGBG eigent zicht het recht toe om op elk ogenblik de ter beschikking gestelde ruimten binnen het Jeugdcentrum De Spiraal te betreden om toezicht uit te oefenen op de naleving van bovenvermelde algemene gebruiksvoorwaarden evenals de naleving van alle voorwaarden zoals opgenomen in de gebruiksovereenkomst van een specifieke ruimte.

Het AGBG eigent zicht het recht toe de ter beschikking gestelde ruimten op elk moment op te eisen voor eigen activiteiten.

Het AGBG kan steeds een andere ruimte toewijzen aan de gebruiker/organisator naar gelang van de noden en behoeften van zowel het AGBG als de gebruiker/organisator. De gebruiker/organisator kan geen verzet aantekenen tegen de toewijzing van een andere ruimte.

Artikel 14 – Rookverbod

Het Jeugdcentrum De Spiraal’ is een openbaar gebouw. In openbare gebouwen mag sinds 1 januari 2006 niet gerookt worden. Indien er tijdens het evenement gerookt wordt en er komt controle van de bevoegde instanties, dan is de boete voor de organisator/gebruiker.

Artikel 15 : Sluitingsuur

Het sluitingsuur is bepaald op 5 uur op zaterdag, zon- en feestdagen. De Security zal hier op toezien. Na 6 u zal er strenge politiecontrole gedaan worden. Op andere dagen is het sluitingsuur bepaald op 3 uur.

Artikel 16 : Geluidsoverlast

Ramen en deuren dienen dicht te blijven om de geluidsoverlast te beperken. Indien er controle komt van de bevoegde instanties, is de boete voor de gebruiker/organisator. Indien bij controle door de bevoegde instanties overtredingen worden vastgesteld, vallen deze volledig onder de verantwoordelijkheid van de gebruiker/organisator. Eventuele sancties/boetes zijn dan ook ten laste van de gebruiker/organisator.

De gebruiker kan aansprakelijk gesteld worden voor elke schade veroorzaakt door het overtreden van de geluidsnormen, dus ook voor de schade die ontstaat door de verplichte sluiting van (een gedeelte van) de locatie als gevolg van het overschrijden van deze geluidsnormen.

Artikel 17 : Alarm

Indien er tijdens het gebruik van het gebouw nodeloos alarm wordt gemaakt moet dit zo snel mogelijk gemeld worden aan de verantwoordelijke. De contactgegevens vindt men ter hoogte van de bedieningspanelen van het alarm. Indien dit niet gebeurd zullen de kosten (€ 100) hiervan doorgerekend worden aan de gebruiker.

Artikel 18 : SABAM

SABAM-aanvragen (noodzakelijk bij fuiven, concerten, theater, film, ...) is de verantwoordelijkheid van de organisator/gebruiker. Het AGBG stelt hiervoor aanvraagformulieren ter beschikking. Dit kan echter ook on-line via www.sabam.be

Artikel 19 : Verdovende middelen

Het gebruik evenals het binnenbrengen van verdovende middelen in het Jeugdcentrum De Spiraal is ten strengste verboden. Indien bij controle door de bevoegde instanties overtredingen worden vastgesteld, vallen deze volledig onder de verantwoordelijkheid van de gebruiker/organisator. Eventuele sancties/boetes zijn dan ook ten laste van de gebruiker/organisator.

Artikel 20 : Afname dranken

Indien de gebruiker/organisator dranken wenst te serveren of te verkopen is hij ertoe gehouden deze af te nemen bij het AGBG. Voor aanvang zal er een gezamenlijke stocktelling gebeuren door het AGBG en de organisator/gebruiker. Wanneer blijkt dat er toch drank verkocht wordt die niet toegelaten is, dan zal de waarborg ingetrokken worden. Na het evenement zal er terug een gezamenlijke stocktelling gebeuren, om zo het verbruik te berekenen.

Voor de activiteit dienen de frigo’s zelf gevuld te worden (drank in grote koelcel in de fuifzaal). Na het evenement moeten de frigo’s terug leeg gemaakt worden. Alle volle flessen moeten in bakken in de koelcel geplaatst worden. De lege flessen moeten in bakken in het drankkot geplaatst worden.

 

Artikel 21 – Gebruik bekers

Indien de gebruiker/organisator dranken wenst te serveren of te verkopen is hij ertoe gehouden de aanwezige herbruikbare bekers te gebruiken. Deze ter beschikking gesteld door AGBG is vervat in de prijs. Met dit initiatief wil het AGBG meewerken aan het duurzaamheidsbeleid van Stad Geraardsbergen. Bij de stocktelling voor en na het evenement, zal ook het aantal bekers geteld worden. Er zal € 1 aangerekend worden per verloren of kapotte beker. De bekers moeten afgewassen en uitgedroogd terug in de voorziene bakken geplaatst worden. Indien deze vuil worden achtergelaten, zal de waarborg ingetrokken worden. Handdoeken dienen zelf te worden voorzien. Voor dranken die niet geserveerd worden in herbruikbare bekers, zoals bijvoorbeeld koffie, voorziet het AGBG een beperkte voorraad tassen en glazen. Deze terbeschikkingstelling is eveneens voorzien in de prijs.

Indien de gebruiker tassen of speciale glazen wil gebruiken moet er contact opgenomen worden met de vertegenwoordiger van het AGB.

Artikel 22 : Afname licht /geluid

Er wordt een forfaitair bedrag aangerekend voor het gebruik van de licht en geluidsinstallatie van de Spiraal afhankelijk van de categorie en dit enkel voor commerciële activiteiten.

Categorie A = 200€ - B = 400€ - C = 600€

In dit forfaitair bedrag is inbegrepen:

1. Basis opstelling licht en geluid.
2. Techniek. (de organisator kan gedurende 10uur beschikken over de zaaltechnieker.)
3. Billijke vergoeding.
4. Verbruik elektriciteit / water / gas

Het is ten allen tijde verplicht licht en geluid te gebruiken van het AGBG.

Werkuren: 

In de basis opstelling is het de gebruiker toegestaan zelf voor de bediening van het licht in te staan. Hiervoor kan de gebruiker beschikken over een bedieningspaneel en computer, waarvoor geen meerprijs word gerekend. Wenst de gebruiker beroep te doen op de zaal technieker voor bediening van het licht tijdens de fuif dan zal een meerprijs van 36€ excl BTW per werkuur worden aangerekend.

Op vraag van de gebruiker kan afgeweken worden van de basis opstelling van de zaal.

Hiervoor dient de gebruiker zijn wensen kenbaar te maken en zal in samenspraak met de zaaltechnieker een prijsofferte worden opgesteld. Deze offerte omvat het gebruik van extra lichtapparatuur en materiaal, werkuren voor opbouw en afbraak en bediening tijdens de activiteit. In deze formule is het de gebruiker niet toegestaan de bediening van het licht op zich te nemen en moet er altijd beroep worden gedaan op de zaaltechnieker. Het is niet toegestaan op eigen initiatief licht en geluid bij te plaatsen.

Artikel 23 : Netheid en hygiëne

Elke gebruiker/organisator staat in voor het toezicht op netheid en hygiëne van de ter beschikking gestelde ruimten.

Alle ruimten moet net achtergelaten worden. Indien de organisator/gebruiker de ruimte wil laten kuisen door de kuisfirma van het AGBG, dient de organisator/gebruiker dit ten laatste 7 dagen voor het evenement te laten weten! Deze kosten zullen door het AGBG worden aangerekend aan de gebruiker/organisator. Indien deze laatste zelf opruimt en poetst en de ruimte niet behoorlijk werd opgeruimd en gepoetst, dan zullen de bijkomende kosten voor de opkuis worden aangerekend aan EUR 36 per uur. Bij fuiven is het steeds verplicht gebruik te maken van de door het AGB aangeduide kuisploeg. Het geproduceerde afval dient meegenomen te worden door de gebruiker/organisator. Voorzie ook zelf vuilniszakken. Indien er vuil wordt achtergelaten, zal hiervoor een boete worden aangerekend, naar gelang de hoeveelheid geproduceerd afval.

Artikel 24 : Taalwetgeving

De organisator/gebruiker zal ervoor zorgen dat alle verplichtingen inzake de taalwetgeving worden nageleefd.

Artikel 25 : Veiligheid

Omwille van veiligheidsmaatregelen moeten de nooduitgangen steeds vrij gehouden worden en de deuren dicht blijven maar niet gesloten. Onder bepaalde omstandigheden kan het AGBG een externe bewakingsfirma aanstellen om toezicht te houden op de veiligheid (verplicht bij fuiven). Vanaf 1 januari 2023 is de kost die deze externe firma met zich meebrengt voor 25% gedragen door het AGBG. 75% is ten laste van de organisator. Vanaf 1 januari 2024 wordt de verhouding 20/80 gehanteerd. Het is ook verboden om zelf (verwarmd) eten te voorzien in de zaal en dit met het oog op de veiligheid van de bezoekers.

Artikel 26 : Vrije ingang op vertoning van badge

De leden van het directiecomité van het AGB en de medewerkers van jeugdcentrum de Spiraal mogen ten allen tijde de zaal vrij betreden. En dit op het vertoon van hun badge.

Artikel 27 : Onderrichtingen

Het niet naleven van de onderrichtingen uitgaande de overheid of haar afgevaardigde kan de verwijdering uit het gebouw, desnoods door toedoen van de politie, zelfs een tijdelijke of definitief toegangsverbod tot gevolg hebben. Hierbij wordt in het bijzonder gedacht aan gedragingen die voor de andere aanwezigen hinderlijk of voor het aanzien van het Jeugdcentrum schadelijk zijn.

Artikel 28 : Aansprakelijkheid AGBG

Het AGBG wijst elke verantwoordelijkheid af voor schade, ongevallen en diefstal, met welke oorzaak ook, overkomen aan mensen of voorwerpen, gebruikers of aangestelden, toeschouwers, genodigden of om het even welke derde die zich in de het jeugdcentrum “De Spiraal”bevindt. Het AGBG kan niet aansprakelijk worden gesteld voor materieel dat achtergelaten wordt door de gebruiker, niet voor diefstal, noch voor beschadiging.

Artikel 29

Het Directiecomité, die op zijn beurt de zaak voorlegt aan de Raad van Bestuur, wordt gelast met de uitvoering van dit besluit en wordt ertoe gemachtigd in alle onvoorziene gevallen de nodige beslissingen te nemen. 

Heyman Jens Guido De Padt

Secretaris Raad van Bestuur Voorzitter Raad van Bestuur